ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS
PARTICIPACIÓN DEL PROFESIONAL EN INFORMACIÓN EN LA PRIMERA EDAD DEL DOCUMENTO:
La participación activa del profesional de información y documentación en la primera edad del documento es un asunto que ha desencadenado variadas polémicas y debates entre los profesionales de distintas época[2]. No obstante, como lo manifiesta Borras,
“actualmente parece generalizada la opinión revolucionaria sobre el nuevo rol del profesional en información el cual debe estar preparado para afrontar los intempestivos cambios de una sociedad basada en el conocimiento.” Atañe con un especial cuidado a los entornos corporativos donde el concepto información se considera como un recurso estratégico institucional en el cual puede recaer el éxito o el fracaso de la entidad, el propiciar un espacio de acción para asumir estos nuevos retos, se tiene entonces que el profesional en información debe hacer uso de las doctrinas existentes, que para el caso del mencionado entorno se encuentra en el lineamiento de los modelos archivísticos, los cuales desde la misma creación o recepción de los documentos en las unidades de gestión administrativa, y a través de las técnicas y los métodos adecuados ya sean manuales o bajo el apoyo de tecnologías de punta, invitan a establecer una intervención activa, dinámica y conjunta entre los entes productores de documentos y el profesional en información. Según Joaquin Borras esta intervención debería desarrollarse partiendo siempre de dos referentes: por una parte, el respeto a la trayectoria archivística, y por otra, atendiendo a la imperiosa necesidad de actuar según las demandas de la sociedad de la información dígase mejor el E-Document o documento electrónico y la plataforma base para su generación difusión y descripción:
Las TIC’s. Como lo manifiesta el autor el advenimiento de la explosión de la información con su consecuente crecimiento exponencial de documentos a partir del segundo tercio del pasado siglo XX, encauso a los entornos corporativos a reclamar la participación y acción de profesionales con criterios técnicos y profesionales, obligando entonces a una necesaria introducción en el ámbito de lo que se ha denominado como programas de gestión de los documentos.
Se hace pues imperiosa la necesidad de que los profesionales se percaten de la importancia de intervenir desde el mismo instante de la planeación y creación de los documentos, ya que es en este preciso momento cuando se facilita un optimo proceso de valoración y selección de la documentación, el establecimiento de formatos, el control del flujo de los documentos activos y el diseño de sistemas de clasificación que favorezcan la separación de los documentos con valor temporal o de carácter facilitativo , susceptibles por consiguiente de ser eliminados, de aquellos otros que tienen un valor permanente y que se deben transferir a los archivos o en el contexto electrónico a los contenedores de objetos digitales de información.
Incluso Borras pone de manifiesto la incidencia de las nuevas tecnologías, ya que permiten y facilitan el tener un control mas detallado del archivo de gestión, el cual ha funcionado tradicionalmente como un ente aislado de los procesos directos del Archivo y del que hacer del profesional en Información y Documentación. Una herramienta de intervención básica: El manual Para afrontar el reto de intervenir en la primera fase del documento, desde lasdistintas perspectivas y enfoques de los modelos archivísticos, se hace necesario el establecer algunas propuestas que se basen en el desarrollo de instrumentos normalizados del tratamiento documental, una alternativa para el desarrollo de los mencionados instrumentos es la elaboración de manuales dirigidos a los usuarios o entes productores del documento - con la moderna tecnología estos pueden ser incluso multimediaticos - donde estos al aplicar las indicaciones del manual encuentran una herramienta de tipo operativa que contiene las instrucciones normalizadas , elaboradas y difundidas por la unidad de información correspondiente. Los manuales están estrechamente relacionados con los procesos y actividades al interior de cualquier estamento que vincule practicas administrativas, incluso la Organización Internacional de Normalización aporta un sistema de normas ISO 9000 de gestión de calidad y aseguramiento de la misma, con la finalidad de incrementar la eficacia y eficiencia de las actividades y de los procesos para brindar beneficios adicionales a la organización y a sus clientes.
Estas normas abarcan las áreas claves en la política de liderazgo en un lineamiento enfocado a la calidad, desarrollo de productos y procesos , métodos de producción, etc..
A su vez las normas ISO brindan pautas para la evaluación y revisión adecuada de los procesos donde la elaboración de manuales se adecua beneficiosamente al objetivo de ofrecer mejores resultados, que son reflejo de procesos estipulados.
Esta norma internacional apropiada por la norma técnica Colombiana promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, estipula lineamientos de como se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de calidad,para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Como lo define la norma, para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso.
La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como “enfoque basado en procesos”.
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción, aspectos tales que un oportuno y eficaz manual de procedimientos puede llegar abarcar y desarrollar.
Los manuales buscan unificar los conceptos de la empresa sobre los objetivos, la forma en que se deben desarrollar las funciones y la atención de las labores, tratando de construir una memoria institucional.
y de eliminar la interpretación individual acerca de los aspectos más importantes del trabajo.
Los manuales por un lado presentan la dificultad real de pretender registrar todo lo que sucede en una organización, y por otra parte sustentan la administración y al trabajador cuando son claros y se saben utilizar, ya que indican requerimientos, secuencias, documentos, decisiones, etc., que orientan y dan seguridad a la acción además se consolidan como el conocimiento organizacional registrado al respecto de los propios procesos de Negocio. Los Productores de Documentos Según el diccionario de terminología Archivista del consejo Internacional de Archivos (1900, 2 ed. ) la definición de usuario esta reducida al individuo que ejerce la acción de consultar los documentos/archivos, generalmente en una sala de consulta. También lo denota como lector o investigador.
Para el caso de la anterior conceptuación se hace referencia solamente al usuario de fondos permanentes o históricos, descuidando entre ellos como lo manifiesta al propio productor del documento o usuario interno de una institución. Para Borras, los productores de documentos o usuarios del sistema de gestión documental se pueden dividir, a grandes rasgos, en tres categorías: Los directivos del organismo que planifican y supervisan los métodos.Los responsables y todo el personal de apoyo a las unidades administrativas ( sistemas, operaciones, etc..) ,que coordinan conjuntamente con el profesional de información la implantación del sistema de gestión de la documentación administrativa en las unidades.
Los usuarios directamente ejecutores de la implantación (personal administrativo, secretarias, etc..)
Los usuarios más directos se pueden entender como aquellos que se encargan de la producción o recepción de los documentos, de la clasificación y del archivo, de la aplicación de métodos de descripción, indización y recuperación, y de la transferencia de los documentos al archivo central.
Estas funciones son realizadas siempre, con mayor o menor autonomía, ya sea ante la ausencia de un sistema oficial de gestión de documentos en el organismo, así como el supuesto cumplimiento de las instrucciones aprobadas oficialmente.
Vale la pena indicar que por lo regular la preparación académica de este personal en el tema de gestión documental actualmente es precaria,no obstante, como se ha dicho anteriormente, la fuente primaria del documento administrativo proviene del pensamiento humano y muchas veces de estas personas el Otra alternativa para clasificar a los productores de documentos es el comprenderlos como el grupo de apoyo de una organización el cual se puede categorizar con relación a sus necesidades de información y conocimiento gestionado en la rutina diaria de la unidad de negocio.
La clasificación global de los sistemas de información es una buena forma de categorizar a los productores de documentos, en tal clasificación en una perspectiva general se habla de un nivel operativo, uno de conocimiento , uno de administración y otro de estrategia comprendiéndose que para cada unidad funcional existen representantes de todos estos niveles de los sistemas de información.
“actualmente parece generalizada la opinión revolucionaria sobre el nuevo rol del profesional en información el cual debe estar preparado para afrontar los intempestivos cambios de una sociedad basada en el conocimiento.” Atañe con un especial cuidado a los entornos corporativos donde el concepto información se considera como un recurso estratégico institucional en el cual puede recaer el éxito o el fracaso de la entidad, el propiciar un espacio de acción para asumir estos nuevos retos, se tiene entonces que el profesional en información debe hacer uso de las doctrinas existentes, que para el caso del mencionado entorno se encuentra en el lineamiento de los modelos archivísticos, los cuales desde la misma creación o recepción de los documentos en las unidades de gestión administrativa, y a través de las técnicas y los métodos adecuados ya sean manuales o bajo el apoyo de tecnologías de punta, invitan a establecer una intervención activa, dinámica y conjunta entre los entes productores de documentos y el profesional en información. Según Joaquin Borras esta intervención debería desarrollarse partiendo siempre de dos referentes: por una parte, el respeto a la trayectoria archivística, y por otra, atendiendo a la imperiosa necesidad de actuar según las demandas de la sociedad de la información dígase mejor el E-Document o documento electrónico y la plataforma base para su generación difusión y descripción:
Las TIC’s. Como lo manifiesta el autor el advenimiento de la explosión de la información con su consecuente crecimiento exponencial de documentos a partir del segundo tercio del pasado siglo XX, encauso a los entornos corporativos a reclamar la participación y acción de profesionales con criterios técnicos y profesionales, obligando entonces a una necesaria introducción en el ámbito de lo que se ha denominado como programas de gestión de los documentos.
Se hace pues imperiosa la necesidad de que los profesionales se percaten de la importancia de intervenir desde el mismo instante de la planeación y creación de los documentos, ya que es en este preciso momento cuando se facilita un optimo proceso de valoración y selección de la documentación, el establecimiento de formatos, el control del flujo de los documentos activos y el diseño de sistemas de clasificación que favorezcan la separación de los documentos con valor temporal o de carácter facilitativo , susceptibles por consiguiente de ser eliminados, de aquellos otros que tienen un valor permanente y que se deben transferir a los archivos o en el contexto electrónico a los contenedores de objetos digitales de información.
Incluso Borras pone de manifiesto la incidencia de las nuevas tecnologías, ya que permiten y facilitan el tener un control mas detallado del archivo de gestión, el cual ha funcionado tradicionalmente como un ente aislado de los procesos directos del Archivo y del que hacer del profesional en Información y Documentación. Una herramienta de intervención básica: El manual Para afrontar el reto de intervenir en la primera fase del documento, desde lasdistintas perspectivas y enfoques de los modelos archivísticos, se hace necesario el establecer algunas propuestas que se basen en el desarrollo de instrumentos normalizados del tratamiento documental, una alternativa para el desarrollo de los mencionados instrumentos es la elaboración de manuales dirigidos a los usuarios o entes productores del documento - con la moderna tecnología estos pueden ser incluso multimediaticos - donde estos al aplicar las indicaciones del manual encuentran una herramienta de tipo operativa que contiene las instrucciones normalizadas , elaboradas y difundidas por la unidad de información correspondiente. Los manuales están estrechamente relacionados con los procesos y actividades al interior de cualquier estamento que vincule practicas administrativas, incluso la Organización Internacional de Normalización aporta un sistema de normas ISO 9000 de gestión de calidad y aseguramiento de la misma, con la finalidad de incrementar la eficacia y eficiencia de las actividades y de los procesos para brindar beneficios adicionales a la organización y a sus clientes.
Estas normas abarcan las áreas claves en la política de liderazgo en un lineamiento enfocado a la calidad, desarrollo de productos y procesos , métodos de producción, etc..
A su vez las normas ISO brindan pautas para la evaluación y revisión adecuada de los procesos donde la elaboración de manuales se adecua beneficiosamente al objetivo de ofrecer mejores resultados, que son reflejo de procesos estipulados.
Esta norma internacional apropiada por la norma técnica Colombiana promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, estipula lineamientos de como se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de calidad,para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Como lo define la norma, para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso.
La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como “enfoque basado en procesos”.
Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción, aspectos tales que un oportuno y eficaz manual de procedimientos puede llegar abarcar y desarrollar.
Los manuales buscan unificar los conceptos de la empresa sobre los objetivos, la forma en que se deben desarrollar las funciones y la atención de las labores, tratando de construir una memoria institucional.
y de eliminar la interpretación individual acerca de los aspectos más importantes del trabajo.
Los manuales por un lado presentan la dificultad real de pretender registrar todo lo que sucede en una organización, y por otra parte sustentan la administración y al trabajador cuando son claros y se saben utilizar, ya que indican requerimientos, secuencias, documentos, decisiones, etc., que orientan y dan seguridad a la acción además se consolidan como el conocimiento organizacional registrado al respecto de los propios procesos de Negocio. Los Productores de Documentos Según el diccionario de terminología Archivista del consejo Internacional de Archivos (1900, 2 ed. ) la definición de usuario esta reducida al individuo que ejerce la acción de consultar los documentos/archivos, generalmente en una sala de consulta. También lo denota como lector o investigador.
Para el caso de la anterior conceptuación se hace referencia solamente al usuario de fondos permanentes o históricos, descuidando entre ellos como lo manifiesta al propio productor del documento o usuario interno de una institución. Para Borras, los productores de documentos o usuarios del sistema de gestión documental se pueden dividir, a grandes rasgos, en tres categorías: Los directivos del organismo que planifican y supervisan los métodos.Los responsables y todo el personal de apoyo a las unidades administrativas ( sistemas, operaciones, etc..) ,que coordinan conjuntamente con el profesional de información la implantación del sistema de gestión de la documentación administrativa en las unidades.
Los usuarios directamente ejecutores de la implantación (personal administrativo, secretarias, etc..)
Los usuarios más directos se pueden entender como aquellos que se encargan de la producción o recepción de los documentos, de la clasificación y del archivo, de la aplicación de métodos de descripción, indización y recuperación, y de la transferencia de los documentos al archivo central.
Estas funciones son realizadas siempre, con mayor o menor autonomía, ya sea ante la ausencia de un sistema oficial de gestión de documentos en el organismo, así como el supuesto cumplimiento de las instrucciones aprobadas oficialmente.
Vale la pena indicar que por lo regular la preparación académica de este personal en el tema de gestión documental actualmente es precaria,no obstante, como se ha dicho anteriormente, la fuente primaria del documento administrativo proviene del pensamiento humano y muchas veces de estas personas el Otra alternativa para clasificar a los productores de documentos es el comprenderlos como el grupo de apoyo de una organización el cual se puede categorizar con relación a sus necesidades de información y conocimiento gestionado en la rutina diaria de la unidad de negocio.
La clasificación global de los sistemas de información es una buena forma de categorizar a los productores de documentos, en tal clasificación en una perspectiva general se habla de un nivel operativo, uno de conocimiento , uno de administración y otro de estrategia comprendiéndose que para cada unidad funcional existen representantes de todos estos niveles de los sistemas de información.
No hay comentarios:
Publicar un comentario